MENJADI ALUMNI itu seumur hidup. Ketika mahasiswa datang dan pergi silih berganti, dosen dan pimpinan perguruan tinggi boleh berubah, tetapi alumni tak berubah. Sekali menjadi alumni, selamanya ia tetap alumni dari almamaternya itu. Begitulah narasi penting tentang betapa berharganya prediket dan jaringan alumni yang diteguhkan di bawah payung organisasi resmi.
Ikatan alumni memiliki peran strategis untuk menggali dan mendayagunakan potensi alumni yang saling menguntungkan. Dari perspektif manajemen, kepemimpinan perguruan tinggi harus memastikan akses ke sumber daya strategia yang dimiliki oleh alumninya. Diantara sumber daya terpenting yang dapat diberikan Ikatan Alumni kepada almamaternya adalah kepercayaan dan reputasi almamater berkat alumni yang sukses dan tersohor, networking yang memberikan manfaat untuk lulusan dan sesama alumni dalam karier mereka, dan bantuan keuangan melalui gerakan filantropi.
Selain itu, ada beragam sumber daya strategis timbal balik yang dapat dimanfaatkan oleh para alumni berkat hubungan mereka dengan almamater. Dengan terus mengikuti perkembangan dan dinamika keilmuan yang dikembangankan almamaternya, para alumni dapat memiliki akses yang lebih baik dalam mengikuti perkembangan pengetahuan dan riset yang dikembangkan oleh almamaternya, jaringan akademis yang membantu mereka dalam pekerjaan, prestise serta reputasi almamater dan gelar akademik yang turut mempengaruhi nilai daya tawar mereka.
Namun, bertahannya hubungan alumni dan almamaternya mesti dibarengi oleh keeratan hubungan emosional, rasa memiliki, dan penerimaan diri. Selain itu, juga berkaitan dengan kemauan dan kemampuan untuk berkontribusi pada almamater.
Model Ikatan Alumni
Pertanyaan penting yang harus dijawab untuk mengembangkan dan memanfaatkan hubungan simbiosis antara alumni dan almamater adalah model ikatan alumni itu sendiri. Ada dua model ikatan alumni yang jamak dipakai.
Pertama, Model Ikatan Alumni Terpadu. Model ini melibatkan kantor Ikatan Alumni yang terintegrasi dengan administrasi universitas bagian Kemahasiswaan dan Alumni. Kantor Ikatan Alumni mengelola alumni dan menyelenggarakan acara-acara yang berkaitan dengan alumni. Lulusan universitas resmi menjadi ‘anggota’ dengan menandatangani pernyataan yang berisi kesepakatan dan menyetujui aturan kerahasiaan data alumni. Model ini dominan di negara-negara Asia.
Kedua, Model Ikatan Alumni Tradisional. Dalam model ini, hubungan alumni dikelola oleh organisasi independen yang terpisah dengan universitas, memiliki biaya keanggotaan, dan layanan keanggotaan khusus untuk anggota yang membayar.
Kedua model ikatan alumni di atas memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Yang terpenting dalam model asosiasi, porsi anggota alumni biasanya hanya sekitar 30% hingga 40% dibandingkan dengan 90% untuk model terpadu, meskipun ada pengecualian terhadap aturan umum ini.
Keuntungan dari model asosiasi adalah keterlibatan aktif pengurus dan anggotanya. Keputusan yang disengaja untuk menjadi anggota asosiasi alumni dapat menghasilkan proporsi anggota yang terlibat aktif dalam model asosiasi dibandingkan dengan model terpadu. Di sisi lain, keuntungan dari model terpadu adalah terbukanya akses ke data lulusan, yang sering kali sulit dimiliki.
Pertanyaan penting lainnya adalah bagaimana alumni diintegrasikan ke dalam tata kelola universitas. Dalam hal ini, ada dua titik model praktek yang dapat diidentifikasi. Beberapa universitas mengintegrasikan alumni ke dalam badan pembuat keputusan di perguruan tinggi, seperti dewan penyantun universitas, dan dewan penasihat alumni. Ada juga universitas yang hanya meminta alumni berdasarkan kasus per kasus, misalnya untuk program pengembangan universitas.
Hubungan jangka panjang yang diikat oleh saling percaya mejadi pondasi keterlibatan aktif alumni. Karena itu, dewan penasihat alumni memiliki peran dominan dalam hal ini. Kondisi yang menghambat terciptanya hubungan alumni-almamater yang berkualitas terjadi ketika terdapat harapan alumni kepada almamater dan sebaliknya tidak terpenuhi.
Melibatkan Alumni
Keterlibatan alumni memiliki berbagai bentuk, termasuk keterlibatan dalam pengajaran, dan penelitian. Keterlibatan dalam pengajaran, misalnya, ketika alumni diundang sebagai pembicara di kampus, masuk kelas untuk berbagi pengalaman dengan mahasiswa, dan turut dilibatkan dalam kegiatan pengembangan kampus. Membawa alumni kembali ke kelas merupakan pengalaman yang saling menguntungkan dan memotivasi baik untuk mahasiswa maupun alumni itu sendiri. Pada tingkat strategis, para alumni dapat memanfaatkan Ikatan Alumni untuk memberikan masukan terhadap program pengembangan kampus.
Melibatkan alumni dalam proyek pengajaran dan penelitian memerlukan pengetahuan mendalam tentang alumni dan latar belakang mereka. Karena itu, data tentang alumni menjadi komponen krusial. Ikatan Alumni dapat bekerjasama dengan universitas untuk membangun basis data terperinci yang merangkum semua titik kontak dan kontribusi alumni. Namun, karena keterlibatan ini sering kali memerlukan pertemuan langsung antara alumni dan fakultas, pertemuan rutin merupakan faktor keberhasilan utama karena membangun kepercayaan dan keakraban.
Life-Span Alumni
Secara individu, kebutuhan, harapan, dan tingkat keterlibatan yang diinginkan berubah seiring life-span (rentang waktu perjalanan hidup) alumni yang juga berubah. Memahami perubahan kebutuhan alumni itu menjadi landasan yang penting untuk mengelola alumni. Para alumni menjalani tahap demi tahap dalam hidupnya. Tahapan utama meliputi awal karir tepat setelah lulus, lalu fase berumah tangga, meniti karir profesional dari tangga bawah hingga ke puncak, dan akhirnya tibalah masa pensiun. Fase pensiun sangat penting dari perspektif penggalangan dana. Meskipun demikan, penggalangan dana jangan menjadi fokus awal hubungan alumni, kecuali dalam kasus darurat saja.
Tetaplah berhimpun dalam wadah Ikatan Alumni, sebab status sebagai alumni itu tak akan berubah seumur hidup. Namun, perekat yang paling kuat saat berhimpun dalam ikatan alumni adalah kesatuan niat dan cita-cita untuk memelihara almamater dan memberi maanfaat untuk semua.(*)
Penulis: Dr. Irwandi, M.Pd. (Wakil Ketua Dewan Pengurus Pusat Ikatan Alumni Pasacasarjana UNP/Dosen UIN Sjech M.Djamil Djambek Bukittinggi)
