WPdotCOM, Jakarta — “Saat ini, menjadi sebuah kewajiban untuk memulai budaya sadar tertib arsip di lingkungan Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (Kemen PPPA),” tegas Menteri Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak, Bintang Puspayoga.
Ungkapan itu disampaikannya saat memberikan sambutan sekaligus membuka acara Pencanangan Gerakan Nasional Sadar dan Tertib Arsip (GNSTA) di Kantor Kemen PPPA, Jakarta, kemarin (18/12).
“Saya meminta kepada Bapak dan Ibu pimpinan di lingkungan Kemen PPPA untuk menyadari bahwa penerapan e-government di bidang kearsipan bukan lagi sebuah pilihan, akan tetapi sebuah kewajiban dan kebutuhan yang harus segera dilaksanakan. Fungsi arsip bukan hanya pendukung kesekretariatan tetapi unsur utama dalam memastikan tata kelola Kemen PPPA modern. Sehingga kita mampu menjamin ketersediaan data dan informasi yang dibutuhkan oleh setiap satuan kerja dalam menyusun kebijakan di bidang pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak,” tambah Bintang.
Pengelolaan arsip secara tertib dan terpadu dengan memanfaatkan teknologi melalui penerapan e-government merupakan salah satu indikator keberhasilan reformasi birokrasi untuk membangun Kemen PPPA yang modern di masa depan. Saat ini, Kemen PPPA tengah mengintegrasikan pengelolaan kearsipan ke dalam sistem e-office yang merupakan bagian dari pelaksanaan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Sementara itu, Plt. Kepala ANRI, M. Taufik menuturukan masalah kearsipan merupakan hal yang penting dan merupakan kewajiban dari masing-masing instansi pemerintah. “Arsip dapat memberikan kontribusi pengetahuan pada bangsa kita dan juga meningkatkan mutu pelayanan instansi pemerintah. Hal tersebut juga sudah tertuang dalam Undang-Undang yang menjabarkan dengan tegas kewajiban instansi-instansi pemerintah dalam hal kearsipan,” tutur Taufik.
Tujuan dari kearsipan sebagaimana tercantum dalam Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungan jawab nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
“Kondisi pengelolaan kearsipan di Kemen PPPA pada 2018 masih sangat memprihatinkan karena masih berada pada katagori “tidak baik”. Oleh karena itu, kami dari ANRI akan siap berada di belakang Kemen PPPA untuk membantu akselerasi kondisi pengelolaan kearsipan disini. Besar harapan agar seluruh instrumen pedoman pengelolaan arsip aktif, pedoman pengelolaan arsip inaktif, dan pedoman penyusutan arsip dapat segera diselesaikan dan kondisi kearsipan menjadi lebih baik,” ujar Taufik.
“Terkait tata kelola kearsipan yang lebih baik kedepan, Kemen PPPA telah menyelesaikan Peraturan Menteri tentang Jadwal Retensi Arsip, Peraturan Menteri tentang Klasifikasi Arsip, dan Peraturan Menteri tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Sebagai langkah strategis yang harus ditempuh dalam rangka memperbaiki tata kelola kearsipan kedepan, saya minta agar disusun Rencana Strategis Pengelolaan Kearsipan Kemen PPPA tahun 2020 – 2024 agar dapat dipastikan bahwa pengelolaan kelembagaan kearsipan, termasuk penyediaan SDM di setiap satuan kerja Kemen PPPA, serta monitoring evaluasinya dapat berjalan dengan maksimal,” ujar Bintang.
Menteri Bintang menekankan bahwa komitmen peningkatan pengelolaan arsip di lingkungan Kemen PPPA tidak dapat berjalan jika tidak dilakukan bersama, sebab ini merupakan tanggung jawab kita bersama. “Terima kasih pada Bapak Taufik dan jajarannya untuk motivasi dan semangat yang diberikan pada seluruh pegawai Kemen PPPA agar dapat meningkatkan kualitas pengelolaan arsip dengan lebih baik lagi,” tutupnya. (SP KemenPPPA)
